Integritetspolicy

Vem som är ansvarig

Personuppgiftsansvarig är VillaKollen Inspektionsteknik Uppland, som offentligt använder varumärket VillaKollen.

Postadress: Nyodlarvägen 3, 743 82 Bälinge

Telefon: 076-865 93 94

E-post: info@villakollen.nu

Webbplats: villakollen.nu

VillaKollen ansvarar för hur dina personuppgifter behandlas när du kontaktar oss eller anlitar oss för ett uppdrag. Har du frågor om hur vi hanterar personuppgifter är du alltid välkommen att kontakta oss på info@villakollen.nu.

Vilka personuppgifter vi kan behandla

Vilka uppgifter vi behandlar beror på hur du tar kontakt och vad uppdraget gäller. Det kan till exempel vara:

• namn och kontaktuppgifter, såsom telefonnummer och e-postadress
• uppgifter om fastigheten eller adressen som kontrollen avser
• det du själv berättar om vad du vill ha hjälp med
• korrespondens i samband med förfrågan, bokning och uppdrag
• bilder, mätvärden och observationer som ingår i dokumentationen
• uppgifter som behövs för att hantera pris, fakturering och bokföring när ett uppdrag har utförts

Vi ber bara om de uppgifter som behövs för att kunna återkomma, planera besöket och utföra det som har överenskommits.

Dokumentation skapas som en del av den överenskomna kontroll- och dokumentationstjänsten. Den kan innehålla uppgifter om fastigheten och, i förekommande fall, personer eller annan identifierbar information som kan komma med i bildmaterialet utan att det är syftet med fotograferingen.

Varför vi behandlar uppgifterna

Vi behandlar personuppgifter för att kunna:

• svara på förfrågningar och bedöma om en tjänst kan vara lämplig
• boka, planera och genomföra ett överenskommet besök
• dokumentera det vi har kontrollerat och observerat
• lämna rapport och bildmaterial till dig
• hantera frågor, ändringar och eventuella klagomål efteråt
• uppfylla krav som följer av lag, till exempel bokföring när det är aktuellt

Vi använder inte personuppgifter för annonsering, nyhetsbrev eller profilering.

Rättslig grund

Vilken rättslig grund som gäller beror på sammanhanget.

Vid en vanlig kontaktförfrågan, till exempel via kontaktformuläret, är den rättsliga grunden avtal och åtgärder på den registrerades begäran innan avtal ingås. Behandlingen behövs för att kunna svara på och hantera en förfrågan som du själv har tagit initiativ till.

När ett avtal om tjänst har ingåtts behandlar vi de uppgifter som behövs för att utföra avtalet, lämna dokumentationen och sköta den administration som hör till uppdraget. Den rättsliga grunden är då avtalet.

När vi är skyldiga att spara eller behandla vissa uppgifter enligt lag, till exempel inom bokföring, är den rättsliga grunden en rättslig förpliktelse.

Hantering av reklamationsärenden, krav eller andra rättsliga frågor kan, beroende på situationen, ske med stöd av berättigat intresse eller rättslig förpliktelse.

Kontaktformuläret på webbplatsen

Webbplatsen har ett kontaktformulär där du kan lämna namn, telefonnummer och, om du vill, e-postadress och ett meddelande. Formuläret är en begäran om att bli kontaktad. Det är inte en bokning och inget avtal om tjänst.

Via formuläret kan vi ta emot:

• namn
• telefonnummer
• e-postadress, om du anger den
• meddelande, om du skriver ett

I själva formuläret ber vi dig endast lämna dessa uppgifter.

Uppgifterna används för att ta emot och hantera din förfrågan, kontakta dig och svara på frågor. När det är relevant kan de också användas för att förbereda eller administrera ett möjligt uppdrag hos VillaKollen. Vi använder inte uppgifterna för marknadsföring.

Den rättsliga grunden är avtal och åtgärder på den registrerades begäran innan avtal ingås. Behandlingen behövs för att kunna svara på och hantera en förfrågan som du själv har skickat till oss.

Förfrågan behandlas via webbplatsens infrastruktur hos Cloudflare. Den kontrollerade förfrågan vidarebefordras med Microsoft Graph och levereras tillinfo@villakollen.nu. E-posten hanteras i Microsoft 365 / Exchange. Inskickade uppgifter sparas inte i en separat databas på webbplatsen och inte i ett CRM-system.

Hur länge uppgifterna sparas

Vi sparar personuppgifter så länge de behövs för det ändamål de samlades in för. Hur länge det är beror på om förfrågan leder till ett uppdrag och på om vi har en laglig skyldighet att spara vissa uppgifter.

Kontaktförfrågningar som inte leder till ett uppdrag raderas normalt senast 12 månader efter förfrågan.

Om förfrågan leder till ett uppdrag kan relevanta uppgifter sparas som en del av kund- och uppdragsadministrationen så länge de behövs för det ändamålet, eller så länge det krävs enligt lag. Det gäller till exempel dokumentation som har lämnats till dig, frågor om arbetet och bokföring när det är aktuellt. Dokumentation sparas inte på obestämd tid. Det innebär inte att all e-post eller alla kunduppgifter automatiskt raderas efter 12 månader.

När uppgifterna inte längre behövs raderas eller avidentifieras de.

Vem som kan ta del av uppgifterna

Personuppgifter hanteras av oss inom VillaKollen i den utsträckning det behövs för att svara, utföra uppdraget och lämna dokumentationen till dig.

Vi säljer inte personuppgifter. Vi lämnar inte ut uppgifter för marknadsföring till någon annan.

Om det behövs för att driva verksamheten kan uppgifter behandlas av leverantörer som hjälper oss. Sådana parter får bara behandla uppgifterna för vår räkning och i den omfattning som krävs.

För kontaktformuläret använder vi Cloudflare för webbplatsen och för att ta emot och kontrollera formuläret, och Microsoft för att vidarebefordra e-post via Microsoft Graph och hantera den i Microsoft 365 / Exchange.

Uppgifter kan också lämnas ut om vi är skyldiga att göra det enligt lag, eller om det krävs för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk.

Överföring utanför EU och EES

VillaKollen använder bland annat Cloudflare och Microsoft för webbplats, kontaktformulär och e-post. I vissa fall kan dessa leverantörer behandla personuppgifter utanför EU och EES. När sådan överföring sker används de skyddsmekanismer som krävs enligt tillämplig dataskyddslagstiftning, exempelvis beslut om adekvat skyddsnivå eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

Cookies och liknande teknik

Webbplatsen använder för närvarande inte cookies för analys, marknadsföring eller annan spårning. Vi har inte kopplat in några analysverktyg, annonssystem eller cookieverktyg.

Om det ändras kommer den här sidan att uppdateras så att det framgår vilken teknik som används och varför.

Dina rättigheter

När vi behandlar personuppgifter om dig har du, enligt dataskyddsförordningen (GDPR), bland annat rätt att:

• få bekräftelse på om vi behandlar uppgifter om dig och i så fall få tillgång till dem
• begära att felaktiga uppgifter rättas
• i vissa fall begära att uppgifter raderas
• begära att behandlingen begränsas
• invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse
• i vissa fall få ut uppgifter i ett strukturerat format (dataportabilitet)

Rättigheterna är inte obegränsade. I vissa fall kan vi behöva fortsätta behandla uppgifter, till exempel om de behövs för att fullgöra ett avtal eller en rättslig skyldighet.

Vi använder inte automatiserat beslutsfattande som har rättsliga följder för dig eller liknande betydande påverkan.

Hur du tar kontakt i integritetsfrågor

Vill du begära tillgång, rättelse, radering, begränsning eller invända mot en behandling skickar du din begäran till info@villakollen.nu. Beskriv så tydligt som möjligt vad din begäran gäller, så att vi kan hantera den.

Kontaktsidan finns på villakollen.nu/kontakt. Integritetsärenden ska skickas till e-postadressen ovan.

Vi kan behöva kontrollera din identitet innan vi lämnar ut uppgifter, så att informationen inte hamnar hos fel person.

Rätt att klaga till IMY

Om du anser att vi behandlar personuppgifter på ett felaktigt sätt har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Mer information finns på IMY:s webbplats: imy.se.